DECLARATIES


Twee maal per jaar kan u kosten declareren. Dit wil zeggen: de facturen indienen opdat ze terugbetaald kunnen worden. U kan uw declaratiedossier bij de coördinator indienen vóór 15 januari en vóór 15 juli. De aanvaarde kosten (voor subsidiabiliteit van kosten zie "Toelichting bij invullen projectfiche") worden dan 2 à 3 maanden later terugbetaald op uw rekening.

Indien u nog geen kosten wenst te declareren maakt u enkel een voortgangsverslag op.

Het declaratiedossier is samengesteld uit:

Bij de einddeclaratie hoort ook een eindverslag.

Lees eerst aandachtig de "Toelichting bij invullen projectfiche" vooraleer u uw declaratiedossier indient.

Om de administratie te verlichten, wordt aangeraden om overheadkosten in te dienen via een boekhoudkundige verklaring (voorbeeld boekhoudkundige verklaring). De ingevulde en ondertekende tabel dient als kosten- en betalingsbewijs. De facturen en betalingsbewijzen moeten altijd beschikbaar zijn in de boekhouding en kunnen steeds opgevraagd worden bij een controle.

Voor promotoren die onbetaalde vrijwilligers inzetten: de werkzaamheden worden ter plekke steekproefsgewijs gecontroleerd. De promotor vult het sjabloon ‘onbetaald vrijwilligerswerk’ in en verstuurt het via mail of fax naar de PG-coördinator, ten laatste twee dagen (minimum 48 uur) vóór het begin van de werkzaamheden; zoniet kan de bijdrage geweigerd worden. Bij een fax is er automatisch een bewijs van zending. Bij het e-mailverkeer dient men ter bewijs een weerkerende mail te ontvangen. Een algemeen principe bij Europese projectwerking is dat kosten betaald worden op basis van facturen of gelijkgestelde documenten. Dit betekent dat de projectpromotor deze middelen eerst zelf moet voorschieten en later terugbetaald krijgt. Dit wil ook zeggen dat het PG-budget niet samenhangt met de selectie van projecten maar wel met de uiteindelijke besteding van de middelen door de projectpromotor.

Kosten zijn slechts subsidiabel vanaf het moment dat het PMC de ontwikkelingsstrategie goedkeurt. Wanneer de PG een project groen licht geeft, moet men in de goedkeuringsbrief aan de promotor aangeven vanaf en tot welke datum kosten subsidiabel zijn.